КС-3 и КС-2: в чем разница и как правильно оформлять документы

Документы КС-2 и КС-3 в обязательном порядке составляются каждой организацией, занимающейся капитальным строительством. Зачем они нужны и как правильно их оформить, расскажем в этой статье.

Что такое КС-2 и КС-3?

КС-2 и КС-3 – это документы, отражающие объём и стоимость выполненных работ, основание для денежных расчётов между генподрядчиком (заказчиком) и подрядчиком (исполнителем).

Форма КС-2: Акт приёмки выполненных работ. Типовой документ оформляется после завершения строительной компанией всех намеченных рабочих этапов и проверки их заказчиком на качество и полноту объёма.

Форма КС-3: Справка о стоимости выполненных работ. Также является унифицированным документом. В нём перечислены произведённые за отчётный период работы и их стоимость.

Почему КС-2 и КС-3 всегда применяются вместе?

Данные документы взаимосвязаны. На основании Акта составляется Справка, так формируются пакет для взаиморасчётов. Причём финальные цифры для одного и того же периода времени в них должны совпадать. Это требуется для корректного проведения налогового учёта.

Основные различия между КС-2 и КС-3

Данные формы различаются по четырём основным параметрам

1.По содержанию. Что отражает каждый документ?

В КС-2 перечислены уже завершённые строительные работы. Для каждой из них указываются выполненный объём, цена за единицу, сметная сумма. Израсходованные строительные или отделочные материалы, а также используемое оборудование перечисляются отдельно.

В КС-3 не указывают единицы измерения и их цену, а также объёмы не перечисляются. Отражается только общая сумма каждой услуги вместе с сопутствующими затратами за определённый отчётный период и итоговая стоимость.

2.По назначению. Для чего используется КС-2 и КС-3?

Главное назначение формы КС-2 – это подтверждение фактического выполнения строительного этапа согласно контракту. А форма КС-3 обосновывает сумму, подлежащую выплате подрядчику.

3.По срокам оформления и подписания.

Акт о приёмке составляют по мере производства работ исполнителем. Представитель подрядной компании подписывает форму по их завершению, а заказчик – после проверки, таким образом подтверждая, что он проверил качество, объём, принял работу и готов осуществить расчёт с исполнителем.

Справка о стоимости оформляется после того, как составлены и подписаны сторонами все Акты. В некоторых контрактах предусмотрены промежуточные расчёты, тогда КС-3 оформляют совместно с КС-2 после каждого закрытого этапа строительства.

То есть, возможна как поэтапная приёмка с оформлением обеих форм, так и составление одной справки на основе всех Актов.

4.По структуре и обязательным реквизитам

Обе формы имеют табличные части. Только в КС-2 их содержится больше. Это связно с тем, что в них идёт не простое перечисление, а вносятся все данные о произведённых работах, в том числе таких, как шифры норм, наименование норм, объём строительных работ и стоимость каждой из них.

В титульной части Акта содержится следующая информация: название объекта капитального строительства, код экономической деятельности по классификатору (ОКВЭД), номер и дата акта, номер и дата заключения договора подряда (или субподряда), отчётный период. Затем следует таблица – это основная часть КС-2. Далее – раздел подписей исполнителя и заказчика, а также печати сторон. Иногда в документ включают раздел замечаний по качеству и срокам.

В титульной части Справки указаны: заказчик/инвестор/подрядчик, полное, без сокращений наименование ОКС, место его расположения, код вида работ по ОКПД2, номер и дата заключения контракта и составления КС-3, отчётный период. В табличном разделе отражается полный объём фактически произведённых строительных работ с указанием их стоимости. Общая сумма без налога на добавленную стоимость, размер налога и цифра с НДС выводятся в итоговой строке. Подписывается документ представителями подрядчика и заказчика по доверенности.

Зачем нужны формы КС-2 и КС-3 в строительстве?

Данные формы удостоверяют, что услуги оказаны в полном объёме, и их качество соответствует требованиям заказчика. Так они дают основание для взаимных расчётов. Корректно составленные документы предоставляют возможность избежать претензий от органов, осуществляющих контроль, минимизируют возможность возникновения споров и являются документальным свидетельством правоты в случае судебных разбирательств.

Нормативная база: по каким правилам оформляются КС-2 и КС-3

Акт и Справка составляются по определённым правилам согласно актуальным нормативам.

Основные нормативные документы (ГОСТ, Постановления Госкомстата)

Как такового ГОСТа на КС-2 и КС-3 не существует. Их унифицированная форма утверждена Постановлением Госкомстата России №100 от 11 ноября 1999 года. Использование типовых шаблонов обязательно только в тех случаях, когда заказчиком объекта выступает государственная или муниципальная организация. Во всех других ситуациях допускается как применение унифицированной формы, так и документов, разработанных самостоятельно. В этом случае использование неофициальной формы обязательно прописывается в контракте.

Также есть Приказ ФНС РФ № ЕД-7-26/691@ от 28 июля 2022 года для Справки и Приказ ФНС РФ №ЕД-7-26/691@ от 28 июля 2022 для года для Акта на электронном носителе.

Требования к заполнению реквизитов

В верхней части Акта о приёмке работ указывают реквизиты заказчика, исполнителя и инвестора, а именно: наименование компании/организации/учреждения, его адрес юридический/фактический, телефон, факс, коды ОКПО.

В Справке указывают реквизиты заказчика и подрядчика: адреса сторон, их полное наименование, банковские реквизиты, ОГРН, ИНН, основание выполнения работ, контракт, договор либо дополнительное соглашение.

Кто имеет право подписывать документы?

Акт и Справку подписывают ответственные лица:

• От имени заказчика выступает руководитель, либо его представитель по доверенности, например, заместитель директора по строительству, главный инженер или иной сотрудник.
• От имени подрядчика подпись ставит лицо, которое отвечает за произведённые работы: руководитель строительной организации или её сотрудник, наделённый соответствующими полномочиями.

Если объём и качество строительных работ проверяет не директор, а другой специалист, то этот факт обязательно прописывается в контракте.

Как правильно оформить КС-2: пошаговая инструкция

В оформлении Акта о приёмке нет мелочей, оно должно быть выполнено абсолютно точно, чтобы в будущем избежать проблем с расчётами и контролирующими органами.

Шаг 1: Подготовка исходных данных

На этом этапе собираются документы, которые фиксируют и подтверждают объём выполненных работ. В это число входят:

• Акты скрытых работ (АКС-2), удостоверяющие качество и объём;
• Журнал учёта выполненных работ (КС-6а), ежедневно либо еженедельно фиксирующий работы на возводимом объекте;
• Паспорта материалов;
• Журналы производства работ;
• Исполнительные чертежи;
• Протоколы лабораторных испытаний.

Вся документация должна иметь подписи уполномоченных лиц и указание точных дат. Если хотя бы один из них отсутствует или составлен неточно, то КС-2 будет считаться недействительным. Включать в Акт работы, которые отсутствуют в смете или контракте, без официального задокументированного оформления запрещено. Все цифры и другие сведения должны соответствовать условиям контракта и смете.

Шаг 2: Заполнение разделов формы

О заполнении титульной части уже было сказано выше. Теперь подробнее о заполнении основной – табличной. В данной таблице всего восемь граф-колонок:

1. Первая. В ней проставляются порядковые номера произведённых строительно-монтажных работ.
2. Вторая. В ней указывается номер позиции в соответствии с составленной сметой.
3. Третья. В ней написано наименование каждой работы отдельно (объединения запрещены). Расшифровка должна быть понятной.
4. Четвёртая. В ней пишется номер единичной расценки. В случае, если смета на строительные или монтажные работы подразумевает твёрдые, не подлежащие изменению цены, то этот столбец заполнять необязательно.
5. Пятая. В ней определяются единицы измерения, а именно, килограммы, тонны, квадратные метры, кубометры, штуки и проч.
6. Шестая. В ней отражается итоговое количество произведённых работ.
7. Седьмая. В ней прописывается цена в рублях за одну единицу из пятой графы.
8. Восьмая. В ней фиксируется стоимость работ по каждому из показателей.

Шаг 3: Приложение сметных расчетов

Специалистом проверяются сметная стоимость материалов и оборудования, объектная смета, расчёты на некоторые отдельные виды финансовых затрат. После заполнения всех строк в таблице выполняется подсчёт общей суммы потраченных средств, и её вписывают в строку «Итого».

Шаг 4: Проверка объемов работ

Представитель компании-заказчика проверяет:

• Соответствие заявленного объёма работ фактическому;
• Марку используемых строительных и отделочных материалов на соответствие проекту, договору и чертежам;
• Исполнительные съёмки;
• Скрытые работы (они проверяются и принимаются в процессе их производства);
• Смонтированные строительные конструкции на предельно допустимые отклонения.

Шаг 5: Подписание Акта сторонами

Данную форму от имени заказчика подписывает директор, или другой специалист, имеющий доверенность: заместитель по строительству, главный инженер и т.д. От имени подрядчика – директор или сотрудник по доверенности.

Шаг 6: Передача в бухгалтерию и архив

Чаще всего финансовый отдел работает с копиями или вторыми экземплярами КС-2. Оригинальные Акты подшивают к делу с разрешительной документацией и контрактами на производство основных работ.

После сдачи объекта КС-2 вместе с пакетом других документов переходит в архив, где они хранятся не менее пяти лет в соответствии с правилами хранения первичной бухгалтерской документации.

Как правильно оформить КС-3: пошаговая инструкция

Оформление Справки немного отличается от составления КС-2. Но она так же, как и Акт составляется поэтапно.

Шаг 1: Перенос данных из акта КС-2

Все сведения о выполненных строительно-монтажных работах переносятся в Справку. Это можно сделать вручную, но тогда существует риск допустить ошибку, неточность, что приведёт к неприятным последствиям. Гораздо удобнее сделать это с использованием специального программного обеспечения. С помощью софта перенос выполняется быстро и безошибочно.

Шаг 2: Заполнение информации о договоре

Данные о договоре прописываются в титульной части. Здесь указываются сведения о заказчике/подрядчике/ инвесторе, организационно-правовая форма их компаний, полное название, юридический адрес компании, код ОКПО, название и точный адрес ОКС, номер договора подряда, даты заключения договора и составления Справки, а также отчётный период.

Шаг 3: Расчёт стоимости и суммы НДС

Эта задача выполняется в табличной части, где зафиксированы фактически выполненные строительно-монтажные работы и затраты. После подсчёта сумм по нарастающему итогу с начала возведения ОКС, с начала текущего года и за весь отчётный период их заносят в таблицу, а незаполненные строки перечёркивают для исключения подделок или неверных добавлений после подписания документа. Исходя из общей суммы рассчитывают НДС.

В итоговой строке прописывают сумму без НДС, затем – размер НДС и итоговую стоимость с НДС. Все сведения должны точно соответствовать проектно-сметной документации и КС-2. Если Актов за отчётный период несколько, то для Справки данные берут из всех и суммируют.

Шаг 4: Проверка соответствия КС-2

Проверка соответствия форм КС-2 и КС-3 производится с целью контролирования объёма и стоимости работ.

Проверяя Акт, выполняют:

• сравнение списка работ с графиком их производства и локальной сметой,
• проверку расценок ФЕР, ТЕР, ГЭСН, обоснованности коэффициентов,
• сравнительный анализ фактически выполненных и зафиксированных в исполнительных документах объёмов,
• сверку сведений с АОСР, с журналами работ, с фотофиксацией,
• выявление неучтённых или продублированных позиций.

Проверяя Справку, выполняют контроль: точности объёмов и стоимости работ, соответствие предоставленных в ней данных договору и проекту, корректность расчётов, наличие необходимых подписей.

Проверка Акта и Справки производится согласно официальной Методике определения сметной стоимости строительства, Приказам Министерства строительства и ГОСТ Р 58794.

Шаг 5: Подписи и печати сторон

После выполнения всех этапов оформления в документах ставят подписи и печати участников договора.

Частые ошибки при оформлении КС-2 и КС-3

Ошибки при составлении данных форм встречаются нередко, среди самых частых:

1. Несоответствие данных между формами;
2. Ошибки в расчётах и итоговых суммах;
3. Указание неверных реквизитов;
4. Отсутствие подписи или печати стороны

Обычно их допускают при переносе сведений из Акта в Справку вручную. Иногда это бывает результатом отсутствия перечёркивания пустых строк, куда недобросовестный участник вписывает невыполненные работы. Есть и ряд других причин.

Последствия неправильного оформления документов

И, конечно, допущенные ошибки приводят к крайне неприятным последствиям, таким как проблемы с налоговой, споры с контрагентами. Также заказчик/генподрядчик может отказаться принимать работы, а некорректно составленные формы не дают исполнителю возможности подтвердить их выполнение.

Если документация со стороны подрядчика подписана лицом, не наделённым соответствующими полномочиями, то за строительно-монтажные работы могут просто не заплатить.

Бывает и наоборот – генподрядчик вынужден оплачивать невыполненные работы. Это может произойти, если одних лишь актов КС-2 и КС-3 недостаточно для доказывания объёмов работ.

КС-2 и КС-3: примеры заполнения

Для того, чтобы было понятно, как заполнить и оформить Акт и Справку, не допуская ошибок приведём конкретные примеры.

Пример КС-2

Так корректно оформляется Акт о приёмке работ:

Скачать образец КС-2

Пример КС-3

А так должна выглядеть Справка о стоимости выполненных работ и затрат в строительстве:

Скачать образец КС-3

Электронное оформление КС-2 и КС-3

Электронное оформление Акта и Справки производится с использованием ЭДО – систем электронного документооборота, что значительно облегчает работу специалистов и устраняет риск ошибок. Для данного формата характерны такие преимущества, как:

• Отсутствие ручного внесения сведений;
• Автоматическая генерация документации на базе информации из сметы, задачи, договора;
• Предустановленный ускоренный процесс согласований благодаря маршруту в одной системе: исполнитель → технадзор → бухгалтерия → заказчик;
• Использование электронной подписи, а значит возможность удалённого подписания;
• Автоматическое сохранение истории и архивация;
• Исключение ошибок.

Так высокие технологии дают возможность оптимизировать рутинные процессы и гарантировать отсутствие неточностей.

Заключение

Оформление КС-2 и КС-3, как и многих других документов, связанных со строительством, требует огромного количества затрат на содержание целого отдела, который будет выполнять эту работу. И не всегда такие сотрудники в силу недостаточной квалификации или иных причин будут составлять важные документы безупречно.

Аутсорсинговые услуги по оформлению Акта и Справки оказывает компания «С-Проджект». Мы специализируемся на составлении документации для строительства и гарантируем высокое качество своих услуг.