Формы КС, в том числе и справка КС-3 о стоимости выполненных работ, – это комплексы обязательных сметных форм, которые применяются в строительстве для учета денежных средств, контроля за финансами и расчетов по произведенным работам. Она создается в 2-х экземплярах: первый – для заказчика, второй – для подрядчика. Возможно оформление третьего экземпляра, например, если он требуется для банка-кредитора или организации инвестора. Оно выполняется по запросу.
Справка КС-3 в строительстве – это
КС-3 – один из наиболее важных документов среди множества других, которые оформляются при возведении объектов капитального строительства.
Расшифровка формы КС-3 и ее значение
КС-3 – это справка о стоимости выполненных работ и затрат. Она является унифицированной формой, без которой невозможны расчеты между заказчиком и строительной организацией.
В каких случаях применяется форма КС-3?
На основании КС-2 (Акт о приёмке выполненных работ) и КС-3 стороны закрывают один этап строительства или полный объем работ и производят расчеты. КС-3 используется:
- По окончании всего комплекса работ после окончательной приемки объекта;
- После выполнения конкретного этапа при промежуточной приемке (если так прописано в договоре).
Кому нужна КС-3 – подрядчику, заказчику, бухгалтерии
В справке указывается стоимость фактически завершенных работ, рассчитанная на основании информации, содержащейся в Акте о приемке (КС-2). Так определяется денежная сумма, которую заказчик выплачивает строительной компании. Также в данном документе указывается стоимость стройматериалов, эти цифры используются для бух учета и расчетов по налогам.
Для чего нужна форма КС-3: основные цели и задачи
Ключевыми задачами, которые решает справка, являются следующие:
- Подтверждение объемов и стоимости произведённых работ. В документе указана полная сумма затрат, из которых складывается первоначальная стоимость ОКС.
- Основание для взаиморасчетов между заказчиком объекта и подрядчиком. Подписанная сторонами форма свидетельствует, что заказчик принял выполненные строительной организацией работы или промежуточный этап, а подрядчик подтвердил их реальную стоимость.
- Контроль бюджета и финансового исполнения договора. В КС-3 находят отражение все денежные расходы по предварительной смете и возможные издержки, которые ранее не были учтены в договоре или смете.
Нормативная база и правила оформления справки КС-3
Данная форма, как и все документы, используемые в строительстве капитальных объектов, оформляется по определённым нормативам.
Основные нормативные акты (Постановления, ГОСТ, Минстрой РФ)
ГОСТа на такую справку не существует, она основана на нормативной базе, в которую входят
- Постановление Госкомстата РФ No 100 от 11. ноября 1999 года;
- Гражданский кодекс Российской Федерации, статья 720;
- Статья 9 (о первичных бухгалтерских документах) Закона о бухучете.
Кто имеет право оформлять КС-3?
Данную справку оформляет подрядчик (либо доверенное лицо) и передает ее заказчику вместе с КС-2. Подписывают документ директор компании-заказчика и руководитель строительной организации либо иные уполномоченные лица.
Взаимосвязь КС-3 с другими сметными формами
Справка о стоимости взаимосвязана с другими формами – это:
- Акт о приемке выполненных работ (или форма КС-2). Он является основанием для составления КС-3. Все прописанные в справке работы и суммы должны совпадать со сведениями, содержащимся в Акте.
- Журнал учета выполненных работ, КС-6а. Он является ключевым документом учета, основанием для оформления КС-2 и КС-3. КС-6а – это подтверждение оказания услуг в определённом объёме, и его можно предъявить в суд при возникновении неразрешимых в досудебном порядке разногласий.
Даты в Акте и КС-3 совпадают необязательно. Но всегда дата, указанная в КС-2, будет раньше даты в КС-3, поскольку справка заполняется на основании Акта. А вот объём работ, зафиксированный в обеих формах, должен совпадать с объемом, прописанным в Проекте и смете.
Как выглядит справка КС-3: структура и состав документа
Справка представляет собой документ с титульной и обратной стороной. Она имеет следующую структуру:
Раздел 1: Общие сведения (объект, договор, участники)
В нём указываются полное наименование компаний – подрядчика, заказчика, инвестора (если он есть), их юридические и фактические адреса, телефоны, коды по ОКПО, наименование и местоположение ОКС, код вида работ по ОКПД2. Также в нём отражаются дата заключения и номер договора подряда, дата составления и номер КС-3, отчётный период.
Раздел 2: Данные о выполненных работах и стоимости
Он оформляется в виде таблицы, в которой отражается фактический объём произведённых работ и расходы без НДС. В ней указываются наименование и код работ, затраты по нарастанию: с момента возведения ОКС, с начала текущего года, за отчетный период, стоимость работ, дополнительные расходы (например, связанные с подорожанием материалов) и прочие затраты.
Раздел 3: Итоговые суммы и подписи сторон
В итоговой строке указываются стоимость без НДС, сумма налога, итоговая стоимость с НДС. Справка подписывается руководителями или уполномоченными лицами подрядчика и компании-заказчика по доверенности. Печать – по желанию.
Справку составляют в 2-х экземплярах: для строительной организации и заказчика. Оформление экземпляра для кредитора или инвестора выполняется по запросу. Пустые строки в КС-3 перечеркиваются.
Пошаговая инструкция: как заполнить форму КС-3 правильно
Справка имеет унифицированную форму, которая утверждена постановлением Госкомстата No100 от 11 ноября 1999 года. Однако можно выбрать другой формат первичных документов с обязательным сохранением реквизитов и утверждением формы в учетной политике. В справку можно добавлять новые графы и строки, но запрещается изменять её структуру и удалять реквизиты.
Алгоритм оформления справки включает несколько этапов. Следует:
- Подготовить форму и исходные документы.
- Указать данные о заказчике, подрядчике и договоре. Они указываются без сокращений и правок в соответствии с учредительной документацией.
- Внести данные из акта КС-2. В перечень входят полное наименование и точное местоположение объекта, код вида работ по классификатору ОКПД2. Причём, при строительстве крупного ОКС можно указывать отдельные этапы либо пусковые комплексы. Также обязательно отражаются дата заключения и номер договора, дата и номер КС-3. Указывается и отчетный период.
- Рассчитать итоговую стоимость и суммы НДС. В итоговой строке перечисляются стоимость без НДС, сам НДС и сумма с НДС.
- Проверить и утвердить документ у сторон. Каждый экземпляр справки проверяется и подписывается обеими сторонами. Если одна из компаний или обе используют печати, то их ставят в специальном поле, но это – не обязательно.
Типичные ошибки при заполнении справки КС-3
При некорректном оформлении документа могут быть допущены ошибки, которые приводят к неприятным последствиям.
Ошибки в расчётах и несоответствие с КС-2
Наиболее часто встречаются:
- Несовпадения с сметой. Обычно их допускают при ручном копировании сведений – норм, расценок и других – из сметы на электронном или бумажном носителе.
- Некорректные коды. Внесение недействующих или неточных кодов из Государственных элементных сметных норм (ГЭСН) и Федеральных единичных расценок (ФЕР) является причиной для отклонения КС-3 при её проверке представителем заказчика или при экспертизе.
- Повторный учет выполненных работ. Нередко в КС-3 включают уже произведённые – принятые и закрытые – работы. Причиной такой ошибки является отсутствие синхронизации с графиком и фактами.
- Ошибки в формулах и расчетах. Обычно источником погрешностей являются округления цифр и ручные подстановки ставок.
- Неточное указание итоговой суммы. Как уже говорилось выше, необходимо указать три цифры: стоимость без НДС, НДС, стоимость с НДС. Также необходимо указывать полную сумму, включая дополнительные расходы из графы «в том числе».
Отсутствие подписей и печатей
Наличие подписей является обязательным условием при оформлении справки КС-3. Если хотя бы одна из них отсутствует, документ будет считаться недействительным.
Бывает и так, что есть обе подписи, но за одну из сторон расписался человек, который не имеет соответствующих полномочий. Тогда справка также не имеет силы. Расписываться должен только руководитель или сотрудник, имеющий от него доверенность.
Печать можно ставить или не ставить – по желанию.
Нарушение последовательности заполнения
Среди частых ошибок – отсутствие выполненной работы в справке (её просто забыли указать) или наоборот – указано выполнение полного объёма работ, которые ещё не завершены. Все произведённые работы должны указываться в справке по срокам их выполнения.
Последствия неправильного оформления формы КС-3
Искажение данных или внесение неточных сведений в справку, ошибки в расчетах, отсутствие логики в последовательности заполнения, неточности в титульной части и другие недостатки неизбежно влекут за собой последствия для подрядчика.
Замедление оплаты и срыв сроков расчетов
Это – первое, что может случиться. Некорректно составленную справку придется переделывать, что занимает немало времени и отдаляет сроки получения оплаты подрядчиком.
Претензии со стороны заказчика или контролирующих органов
Может произойти возврат справки заказчиком. А обнаруженные контролирующими органами в КС-3 искажение данных или неточные цифры могут повлечь ответственность по ст. 15.11 КоАП РФ.
Финансовые риски и проблемы при сдаче отчетности
При утрате или порче справки налоговая служба может посчитать указанные расходы необоснованными и доначислить налоги, а также привлечь виновное лицо к ответственности за нарушение ст. 120 Налогового кодекса РФ.
Негативных последствий можно избежать, если при составлении формы КС-3 заполнять все поля в установленном порядке и указывать в документе сведения, которые соответствуют Акту о приемке выполненных работ и согласованной сторонами смете.
Электронная форма КС-3: современные решения и автоматизация
Автоматизация многих процессов во всех сферах деятельности не оставила в стороне и документооборот, который в настоящее время можно производить в электронном виде.
Можно ли оформить КС-3 в электронном виде?
Да можно. Справка заполняется на цифровом носителе и заверяется электронной подписью. Затем ее передают получателю через оператора ЭДО.
Преимущества цифрового документооборота
Современные решения обладают большим количеством плюсов – это:
- Сокращение затрат на ручной труд;
- Экономичное хранение в электронной базе без громоздкого физического архива;
- Отсутствие задержек на пересылку или курьеров;
- Ускорение согласования и подписания;
- Возможность работать и решать все вопросы удаленно;
- Сокращение расходов на бумагу, оборудование для распечатки, расходные материалы для принтера, доставку.
Электронная подпись и юридическая сила документа
Справка КС-3, подписанная электронной подписью, сразу получает юридическую силу.
Все документы, обязательные при строительстве объектов, должны составляться безукоризненно точно. Не является исключением и форма КС-3. Оформление этой справки можно заказать в компании «С-Проджект». Сотрудничество с нами позволит вам сэкономить время и деньги. В компании работают высококвалифицированные специалисты, которые накопили большой опыт в подготовке строительной документации, что позволяет нам гарантировать отличный результат.
